Steuern und Buchhaltung: Kalkulatorische Abschreibung einfach erklärt

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Kalkulatorische Abschreibung: So funktioniert die stille Reserve

Die kalkulatorische Abschreibung taucht in keiner Bilanz auf – ist aber für viele Unternehmen entscheidend. Warum ist sie trotzdem so wichtig?

Unternehmer und Selbstständige stehen häufig vor der Frage, wie sie ihre Anlagegüter richtig bewerten und in die Kostenrechnung einbeziehen sollen. Während die bilanzielle Abschreibung steuerlich vorgeschrieben ist, dient die kalkulatorische Abschreibung einem anderen Zweck. Sie hilft bei der internen Kostenkalkulation und Preisbildung.

Die kalkulatorische Abschreibung ist eine Methode der Kostenrechnung, mit der Unternehmen den Wertverzehr ihrer Anlagegüter erfassen. Anders als die bilanzielle Abschreibung orientiert sie sich nicht an steuerlichen Vorgaben, sondern an den tatsächlichen Wiederbeschaffungskosten. Ziel ist es, realistische Kosten für die Preiskalkulation zu ermitteln.

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Unternehmen entscheiden selbst, wie sie die kalkulatorischen Abschreibungen ausrechnen. Am häufigsten wird dabei von einer linearen Abschreibung ausgegangen (Mittelwertrechnung). Dabei wird jedes Jahr der gleiche Betrag abgeschrieben.

Die Formel dafür sieht so aus:

• Kalkulatorischer Abschreibungsbetrag = (Wiederbeschaffungswert – Restwert) ÷ tatsächliche Nutzungsdauer

Das bedeutet: Man nimmt den Preis, den man zahlen müsste, um später ein neues Gerät zu kaufen (Wiederbeschaffungswert). Davon wird der Restwert abgezogen. Nun wird das Ganze durch die Anzahl der Nutzungsjahre des Geräts geteilt.

Wer den Wiederbeschaffungswert berechnen möchte, indem er die Preissteigerung durch Inflation zugrunde legt, wendet diese Formel an:

• Wiederbeschaffungswert = Anschaffungskosten × (1 + Inflationsrate)ⁿ

Das „n“ steht dabei für die Anzahl der Jahre, in denen das Gerät benutzt wird. So lässt sich einschätzen, wie teuer es später ist, ein neues Gerät zu kaufen.

Aufgrund technischer Neuerungen oder der Inflation ist der Wiederbeschaffungswert in der Regel deutlich höher.

Vorteil dieser Berechnungen ist, dass Unternehmen genau wissen, wie viel von ihrem Besitz jedes Jahr an Wert verliert (Substanzverzehr) und besser einschätzen können, wie viel Geld sie für neue Geräte zurücklegen müssen.

Unternehmen nutzen Abschreibungen, um den Wertverlust von Maschinen, Geräten oder Anlagen über die Jahre hinweg zu erfassen. Dabei unterscheidet man zwischen bilanzieller und kalkulatorischer Abschreibung.

Die bilanzielle Abschreibung ist gesetzlich geregelt und wird im Jahresabschluss angegeben. Sie orientiert sich an den Anschaffungs- oder Herstellungskosten und folgt festen Vorgaben, etwa aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder dem Einkommensteuergesetz (EStG).

Für interne Zwecke – zum Beispiel zur besseren Kalkulation von Preisen oder zur realistischeren Bewertung des Werteverzehrs – reicht die bilanzielle Abschreibung oft nicht aus. Hier kommt die kalkulatorische Abschreibung ins Spiel. Sie basiert auf dem aktuellen Wiederbeschaffungswert, also dem Preis, den eine vergleichbare neue Anschaffung heute kosten würde – inklusive Preissteigerungen durch Inflation. So lässt sich die tatsächliche wirtschaftliche Abnutzung besser abbilden.

Die kalkulatorische Abschreibung ist ein wertvolles Werkzeug für eine aussagekräftige Kostenrechnung. Unternehmen, die langfristig wirtschaftlich handeln wollen, kommen kaum ohne sie aus. Denn wer seine Kosten realistisch kalkuliert, kann besser planen und investieren – und wird am Ende nicht von hohen Ersatzkosten überrascht.

Zusätzlich kann ein Gespräch mit der Steuerberatung oder dem Controlling sinnvoll sein, um den passenden Abschreibungszeitraum zu bestimmen.